这些电子发票报销、使用的基本常识,你应该知道

2017-09-01 16:00 云快报

电子发票从2015年12月1日开始在全国范围推行,至今已经有快2年的时间了,人们无论是在工作还是生活中都会或多或少的接触到电子发票,工作中遇到电子发票报销的情形也日渐增多。因此,有关电子发票报销、使用的一些基本常识我们还是要掌握的,这里就给大家总结一些常用的必备知识。

1、电子发票的意义

电子发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中,开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证。在我们身边的很多餐饮连锁品牌如肯德基、麦当劳、星巴克、呷哺呷哺、汉堡王等,现在都支持开具电子发票了,商旅一族出差在外,经常会遇到赶飞机赶火车的情况,这种情况下只需保存好小票,空闲时可以自助扫码开具,然后回到公司使用电子发票报销,显然比排队等候收银员开发票要从容得多。

2、与纸质发票的区别

电子发票突破了传统纸质发票的概念;采取电子签章实现发票签名、电子盖章,实现电子发票唯一性、不可抵赖性、防篡改;通过数字媒体形式传送与保存发票内容,可通过网络、移动通信等方式传送给接收方。从电子发票的票面上能够看到增值税普通电子发票的字样。在提交报销时,纸质发票需附在报销单后,电子发票报销目前没有统一的制度,各个公司信息化程度的不同,管理电子发票报销的手段也不尽相同。

3、电子发票的格式

增值税电子普通发票的发票代码为12位,编码规则:第1位为0,第2-5位代表省、自治区、直辖市和计划单列市,第6-7位代表年度,第8-10位代表批次,第11-12位代表票种(11代表电子增值税普通发票)。发票号码为8位,按年度、分批次编制。

4、电子发票是怎么开出来的?

纳税人通过金税盘或税控盘的单机版或服务器版开具电子发票。电商等用票量大的企业可选用服务器版税控开票系统以满足企业大量集中开票需求;票量小的企业可使用单机版税控开票系统完成电子发票开具及电子数据生成。

5、与传统纸质发票效力一样吗?

电子发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。消费者可用于维权或报销;受票企业可作为正式的会计凭证入账,也就是说员工无需担心电子发票报销的问题。

6、电子发票是否需要打印?

2016年初,财政部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中已明确了电子会计档案的法律地位,只要满足该办法规定的条件,电子发票的开票方或受票方,可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需要纸质发票的,可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。实际上,如果企业有支持电子发票报销报销的相应软件,如云快报就可以将电子发票作为附件同报销单一起提交审批,这样一来就无需打印电子发票了。

电子发票的出现为企业财务管理提供了方便,电子发票报销使日常差旅办公也方便了很多,其优势是有目共睹的,随着未来推广的不断深入,电子发票衍生的服务也会不断推出,更加方便我们的工作、生活。